Att ta referenser är en viktig del av rekryteringsprocessen — men frågan är: hur många kandidater bör man egentligen begära referenser för? Svaret är inte helt enkelt. Det beror på företagets storlek, rollens nivå, resurser och hur strikt rekryteringsprocessen är. Här går vi igenom faktorer att väga in, vanliga riktlinjer och praktiska tips.
Varför begränsa till ett fåtal kandidater?
Referenstagning kräver tid och resurser — att kontakta, ställa frågor och dokumentera svar tar både arbete och planering. Enligt en analys ska referenser ofta tas först i slutskedet av rekryteringen, när endast en eller två kandidater återstår
Det är ganska vanligt att arbetsgivare inte kontrollerar referenser för alla som intervjuats, utan fokuserar på dem som är starkast aktuella. En bedömning från en HR-källa visar att man ofta tar referenser på ett till tre kandidater.
Detta gäller särskilt för roller av högre rang eller där risken för felrekrytering är stor. Genom att låta referenstagning vara en slutlig kvalitetskontroll snarare än ett tidigt såll blir processen effektivare.
Riktlinjer – när och för hur många?
- För tjänster på grundnivå eller med många sökande kan man välja att endast ta referenser för den kandidat man planerar att erbjuda anställning.
- För mellannivåer kan man ha 2 – 3 kandidater som är finalister och begära referenser för dessa.
- För lednings- eller specialistroller, där varje kandidat är noggrant utvärderad, kan man ta referenser för fler – kanske upp till 3-5 kandidater — men då är det viktigt att det finns tydlig prioritering.
En blogg från rekryteringsbyrån konstaterar att “antalet kandidater som genomgår referenstagning varierar kraftigt beroende på process och policy”
Det finns alltså ingen “en storlek passar alla-regel”, men en återkommande praxis är att referenser används som sista steget i urvalstratten.
Fördelar med att begränsa urvalet
- Effektivitet: Mindre administration och färre referenser att kontakta.
- Kvalitet: Fokus på kandidater med hög chans att tilldelas rollen gör att referenser ger mer värdefull information.
- Bättre kandidat- och referentsupplevelse: Om många kandidater skickar referenser tidigt kan detta bli resurskrävande både för kandidaten och referenterna.
Vid digital referenstagning kan du ta fler referenser – utan att lägga mer tid
Med digital referenstagning förändras förutsättningarna helt. Traditionellt har tidsåtgången satt en naturlig gräns för hur många kandidater eller referenser man hinner kontakta.
Men med digitala verktyg som Refy kan du automatisera stora delar av processen. Frågorna skickas ut digitalt, referenterna svarar när det passar dem och all data samlas automatiskt i ett strukturerat underlag.
Det innebär att du kan:
- Ta referenser från fler kandidater utan att öka arbetsbördan.
- Samla in fler svar per kandidat (t.ex. tre eller fler referenser) för att få en tydligare helhetsbild.
- Få standardiserade och jämförbara svar, vilket gör det enklare att fatta objektiva beslut.
Digital referenstagning gör det alltså möjligt att utöka underlaget och kvaliteten i beslutsprocessen – utan att det kräver mer manuell tid från rekryteraren.
Nackdelar och risker
Om du väntar för länge med referenstagning riskerar du att stå utan relevant information om något oväntat uppdagas senare.
- I vissa branscher, exempelvis offentlig sektor, finns formella krav på flera referenser per kandidat.
- I roller med många sökande kan en alltför bred referenstagning bli svår att överblicka, om processen inte digitaliseras.
Rekommenderad arbetsgång
1. Skapa ett tydligt urval innan referenstagning — identifiera 1-3 finalister.
2. Informera kandidaten om att referenser kommer att kontaktas först när personen är finalist eller fått ett villkorat erbjudande.
3. Begär två-tre referenter per kandidat (t.ex. tidigare chef, kollega, underställd) och ställ relevanta frågor kring prestation, samarbete och deltagande i team.
4. Utför referenstagning systematiskt (gärna genom digital referenstagning) och dokumentera resultaten för att kunna jämföra mellan kandidater.
5. Använd insikterna som en komponent i beslutet — inte som den enda faktorn.
Digital referenstagning med Refy
Hos Refy erbjuder vi företag, kommuner och myndigheter hjälp med digital och säker referenstagning. Vårt verktyg automatiserar processen, sparar tid och höjer kvaliteten på beslutsunderlaget.
Med Refy får du en modern, effektiv och professionell lösning som ger ett bättre underlag – oavsett hur många kandidater du väljer att ta referenser på.
Sammanfattning
Så, hur många kandidater tar man referenser på? I de flesta fall tar organisationer referenser för en till tre kandidater i slutskedet av rekryteringen. Med digitala verktyg kan du dock enkelt utöka detta till fler utan att förlora tid eller kvalitet. Genom att automatisera processen får du mer tillförlitliga insikter, bättre beslutsunderlag och en mer rättvis bedömning.
