FAQ
Här har vi samlat de vanligaste frågorna om Refy som plattform och om digitala referenstagning. Hittar du inte det svar eller fråga du letar efter är du varmt välkommen att kontakta oss.
Om referenstagning
Referenstagning är processen där en arbetsgivare kontaktar personer som kandidaten tidigare har arbetat med för att få en djupare förståelse av kandidatens arbetslivserfarenheter, arbetsmoral och kompetens. Syftet är att verifiera uppgifterna och få ett bredare perspektiv på kandidatens lämplighet för rollen.
En referens bör vara någon som har arbetat nära kandidaten, till exempel en tidigare chef, kollega eller handledare. Det är viktigt att referensen har haft en arbetsrelation med kandidaten och kan ge en objektiv och ärlig bedömning av deras arbetsinsatser och personliga egenskaper.
Be kandidaten välja personer som de arbetat nära och som kan ge en detaljerad och relevant bedömning av deras prestationer. Det är också bra att be om referenser från olika arbetsplatser och roller för att få en bredare bild av kandidatens erfarenheter.
Det är rekommenderat att hålla sig till de referenser som kandidaten har valt ut och godkänt. Att kontakta någon utan kandidatens vetskap kan strida mot GDPR och skapa utmaningar när det kommer till förtroende mellan dig och kandidaten.
Det vanligaste är att kontakta minst två till tre referenser för att få en balanserad bild av kandidaten. Ju fler referenser, desto mer information kan du samla in, men det är viktigt att hålla processen effektiv.
Referenstagning kan ske via telefon, mejl, eller via en digital plattform som Refy. Digital referenstagning har blivit allt vanligare eftersom det sparar tid och säkerställer standardiserade och strukturerade svar från referenserna.
Referenstagningen bör göras i slutet av rekryteringsprocessen, efter att du har intervjuat kandidaterna och innan ett slutgiltigt anställningsbeslut fattas. Detta gör att du kan verifiera uppgifterna och få ytterligare information innan du erbjuder en anställning.
Här är några viktiga frågor du kan ställa:
- Vilken yrkesmässig relation har du till kandidaten?
- Hur länge har ni arbetat tillsammans?
- Kan du beskriva kandidatens främsta styrkor och svagheter?
- Hur hanterade kandidaten arbetsrelaterade utmaningar?
- Hur skulle du beskriva kandidatens samarbetsförmåga och kommunikation?
- Skulle du anställa eller arbeta med kandidaten igen?
- Vilka frågor ska jag inte ställa i referenstagningen?
Och vad gäller för frågor om känsliga personuppgifter?
Undvik frågor om kandidatens hälsa, familjesituation, religion, etnicitet eller andra känsliga personuppgifter, eftersom dessa är skyddade enligt GDPR. Håll dig till arbetsrelaterade frågor som direkt kan påverka kandidatens prestation i den aktuella rollen.
Tidsbesparing: Du slipper långa telefonsamtal och manuella processer.
Standardisering: Alla referenser får samma frågor, vilket gör det lättare att jämföra svaren.
Effektivare process: Både referenser och rekryterare kan hantera referenstagningen när det passar dem.
Minskad bias: Genom att använda standardiserade frågor och svar kan du undvika subjektiva bedömningar.
Ökad tillförlitlighet: Refy säkerställer att du får strukturerad och pålitlig data som underlättar dina beslut.
Säkerhet och GDPR
För att följa GDPR måste du få kandidatens uttryckliga godkännande innan du kontaktar referenser. Du måste också informera kandidaten om syftet med referenstagningen och hur den insamlade informationen kommer att användas.
Som rekryterare måste du säkerställa att all personlig information hanteras på ett säkert sätt och endast används i rekryteringssyfte. Du måste också informera både kandidaten och referenserna om deras rättigheter och få deras samtycke innan du påbörjar referenstagningen.
Kandidaten har rätt att veta vilken information som samlas in, varför den samlas in och hur den kommer att användas. De har också rätt att få sin information raderad om de begär det. Referensen har också rätt att veta hur deras svar kommer att användas och att deras information hanteras i enlighet med GDPR.
En viktig del av referenstagningen är att säkerställa att referensen verkligen är den person de utger sig för att vara. För att undvika falska referenser erbjuder vi på Refy en effektiv lösning genom identitetsverifiering. När referenser svarar på frågor om kandidaten via vår plattform behöver de verifiera sin identitet, exempelvis genom BankID. Detta skapar trygghet för rekryteraren, då du kan vara säker på att referensen är autentisk.
Enligt en rapport från Brottsförebyggande rådet kan identitetskontroll av referenser minska risken för att kriminella nätverk infiltrerar organisationer. Det ger ett extra lager av säkerhet i rekryteringsprocessen, vilket är särskilt viktigt för roller med hög säkerhetsnivå eller känslig information.
Ja, Refy tar säkerheten på största allvar. All data hanteras enligt GDPR, och referenserna verifierar sin identitet med säkerhetsverktyg som BankID, vilket minimerar risken för falska referenser och skyddar känsliga uppgifter.
Referenstagning med Refy
Tidsbesparing: Du slipper långa telefonsamtal och manuella processer.
Standardisering: Alla referenser får samma frågor, vilket gör det lättare att jämföra svaren.
Effektivare process: Både referenser och rekryterare kan hantera referenstagningen när det passar dem.
Minskad bias: Genom att använda standardiserade frågor och svar kan du undvika subjektiva bedömningar.
Ökad tillförlitlighet: Refy säkerställer att du får strukturerad och pålitlig data som underlättar dina beslut.
Digital referenstagning via Refy innebär att referensgivarna får en länk till ett digitalt frågeformulär som de enkelt kan fylla i när de passar dem.. Detta gör processen mer flexibel och snabbare jämfört med traditionell referenstagning via telefon. Dessutom säkerställer det att samma frågor ställs till alla referenser, vilket ökar objektiviteten.
Absolut! Du kan anpassa frågorna beroende på vilken roll eller kompetens du söker. Refy erbjuder också förinställda frågeformulär, vilket gör processen enkel att skräddarsy efter dina behov.
Det går ofta snabbare än traditionell referenstagning via telefon, eftersom referensgivaren kan svara när det passar dem. I genomsnitt tar det bara ca 10 timmar att samla in svar från alla referenser, beroende på deras tillgänglighet.
Digital referenstagning via Refy sparar tid, ökar objektiviteten och minskar risken för mänskliga fel. Du slipper telefonköer, och alla referenser får samma strukturerade frågor. Det underlättar också datainsamling och rapportering.
Refy skickar automatiska påminnelser till referenserna. Du kan också enkelt följa upp direkt via plattformen. Om referensen inte svarar trots påminnelser kan du be kandidaten om ytterligare referenser.
