Att rekrytera rätt person till en tjänst är en avgörande process för företag, kommuner och myndigheter. En av de viktigaste delarna i denna process är referenstagningen – ett steg som traditionellt sett har varit tidskrävande, administrativt tungt och svårt att kvalitetssäkra. Med digital referenstagning blir rekryteringsprocessen smidigare, snabbare och säkrare, samtidigt som arbetsgivare får mer pålitlig information om kandidaterna.
I den här artikeln går vi igenom varför digital referenstagning är framtiden för effektiv rekrytering, hur det fungerar och vilka fördelar det ger arbetsgivare.
Varför är referenstagning viktig i rekryteringsprocessen?
Referenser spelar en avgörande roll i rekryteringsbeslut. Genom att prata med tidigare arbetsgivare eller kollegor kan man få en mer nyanserad bild av en kandidats arbetsmoral, prestationer och samarbetsförmåga – något som CV och intervjuer inte alltid kan förmedla fullt ut.
Men traditionell referenstagning har länge varit en utmaning:
- Det tar tid att ringa upp referenser och vänta på svar.
- Det kan vara svårt att säkerställa att referensen faktiskt är den de utger sig för att vara.
- Informationen som samlas in kan variera beroende på intervjuarens metodik.
- Administrativt arbete och manuella uppföljningar tar resurser från rekryterare.
Med digital referenstagning kan dessa problem elimineras och arbetsgivare kan istället ta mer välgrundade och objektiva beslut baserade på strukturerad och säker information.
Hur fungerar rekrytering med digital referenstagning?
Digital referenstagning innebär att hela processen sker via ett automatiserat och användarvänligt system, där referensförfrågningar skickas ut digitalt och besvaras via en säker plattform. Refy, som är en ledande aktör inom digital referenstagning, erbjuder en lösning där företag, kommuner och myndigheter kan genomföra referenstagning med minimal administration och maximal säkerhet.
Steg-för-steg: Så går digital referenstagning till
1. Kandidaten anger sina referenser – Direkt i systemet fyller kandidaten i sina referenspersoner.
2. Automatiserade utskick – Referenserna får en säker länk via e-post eller SMS, där de kan besvara frågor i lugn och ro.
3. Trygg verifiering – Genom säker identifiering, exempelvis via Bank-ID, säkerställs att rätt person svarar.
4. Automatiska påminnelser – Systemet skickar automatiska påminnelser om en referens dröjer med att svara.
5. Strukturerad rapport – När referenserna har svarat sammanställs informationen i en lättläst rapport som ger en objektiv och tydlig översikt.
Denna process eliminerar onödig administration, säkerhetsrisker och subjektiva bedömningar – och ger arbetsgivare en effektivare och mer träffsäker rekrytering.
Fördelar med digital referenstagning
Att övergå från traditionell till digital referenstagning ger många fördelar, både för rekryterare och referenspersoner.
1. Tidsbesparing och effektivitet
En av de största fördelarna med digital referenstagning är tidsbesparingen. Istället för att manuellt ringa upp referenser, planera samtal och följa upp uteblivna svar, sköts allt automatiskt i ett digitalt system. Referenser kan dessutom svara när det passar dem bäst, vilket snabbar upp hela processen.
2. Högre säkerhet och kvalitetssäkring
En utmaning med traditionell referenstagning är att säkerställa att referensen verkligen är den de utger sig för att vara. Med Bank-ID-verifiering och AI-baserad bedrägerikontroll kan arbetsgivare vara trygga i att de får äkta och pålitliga svar.
3. Objektiv och jämförbar information
Telefonbaserade referenssamtal kan leda till subjektiva bedömningar och varierande svar beroende på vem som genomför intervjun. Digital referenstagning använder standardiserade frågemallar, vilket gör att svaren blir lättare att jämföra mellan kandidater. Detta leder till mer rättvisa och välinformerade rekryteringsbeslut.
4. Bättre upplevelse för referenspersonerna
Att svara på en referensförfrågan via telefon kan vara tidskrävande, speciellt under arbetstid. Digital referenstagning ger referenserna möjlighet att svara när det passar dem, utan att behöva avbryta sitt arbete.
5. Anpassningsbara frågemallar
Med en digital lösning kan arbetsgivare skapa och anpassa frågemallar efter den specifika tjänsten. Detta säkerställer att rätt frågor ställs för att få fram den mest relevanta informationen om kandidaten.
6. Sömlös integration med rekryteringsverktyg
Många digitala referenstagningstjänster, inklusive Refy, är integrerade med rekryteringssystem (ATS) som exempelvis Teamtailor. Detta innebär att hela referenshanteringen kan skötas direkt i rekryteringsverktyget, vilket ytterligare effektiviserar processen.
Vilka organisationer kan dra nytta av digital referenstagning?
Alla företag och organisationer som rekryterar kan dra nytta av en smidigare och mer säker referenshantering. Digital referenstagning är särskilt värdefullt för:
- Företag som rekryterar ofta – Effektiviserar processen och minskar administrationen.
- Kommuner och myndigheter – Ökar säkerheten och transparensen i rekryteringsprocessen.
- Bemannings- och rekryteringsföretag – Sparar tid och möjliggör hantering av många referenser samtidigt.
- Branscher med höga säkerhetskrav – Exempelvis vård, skola och finans där säker verifiering är avgörande.
Sammanfattning – Smidigare rekrytering med digital referenstagning
Att rekrytera rätt person är en av de viktigaste investeringarna ett företag kan göra, och referenstagning är en central del av processen. Genom att använda digital referenstagning kan arbetsgivare spara tid, säkerställa högre kvalitet och få objektiva, jämförbara svar.
Vill du effektivisera din rekrytering och slippa krånglet med traditionell referenstagning? Refy erbjuder en säker, smidig och smart digital lösning – redo att hjälpa dig rekrytera rätt person snabbare.
Läs mer om vårt system eller boka en demo idag!
