Referenstagning har länge varit en självklar del av rekryteringsprocessen. Men i takt med att tekniken utvecklas och kandidatupplevelsen får ökad betydelse, har digital referenstagning blivit ett allt mer populärt alternativ till traditionella telefonsamtal. Trots detta omges metoden fortfarande av en del frågetecken och missuppfattningar. Här är fem saker du kanske inte visste om digital referenstagning – men borde.
1. Digital referenstagning minskar risken för omedveten bias
En av de största fördelarna med digital referenstagning är att den minskar risken för omedveten bias – det vill säga att rekryteraren (eller referenspersonen) omedvetet låter personliga uppfattningar, röstläge, dialekt eller kön påverka bedömningen av kandidaten. När referensfrågorna besvaras skriftligt via ett standardiserat formulär blir processen mer objektiv.
Strukturerade, skriftliga referenser tenderar att vara mer konsekventa och lättare att jämföra än muntliga referenser. Det blir också enklare att hålla sig till förutbestämda kriterier och bedömningsgrunder, vilket stärker rekryteringens rättvisa och transparens. Genom att samma frågor ställs till alla referenspersoner skapas ett mer likvärdigt beslutsunderlag, där innehållet styrs mer av kandidatens faktiska prestationer än av subjektiva intryck.
Vill du läsa mer om vikten av olika typer av referenser? Harvard Business Review publicerade en artikel om att referenser bör komma från både chef och kollegor, inte bara en överordnad.
2. Fler svar – och snabbare
En vanlig frustration vid traditionell referenstagning är att det tar tid. Referenser kan vara svåra att få tag på, samtal drar ut på tiden, och rekryteraren fastnar i ett evigt “telefonjagande”. Med digital referenstagning skickas en inbjudan till referenspersonen via sms eller e-post, som sedan kan besvara frågorna när det passar dem – ofta inom 24 timmar.
Statistik från flera ledande plattformar visar att svarsfrekvensen på digitala referenser är betydligt högre än vid telefonbaserad kontakt. I vissa fall ligger svarsfrekvensen på över 90 %, och svarstiden kan i snitt vara så kort som 10 timmar. Detta gör det möjligt att korta ner ledtider i rekryteringsprocessen avsevärt.
3. Kandidaten får större insyn och kontroll
I digitala system är det vanligt att kandidaten själv anger vilka personer som ska kontaktas som referenser. Det innebär att kandidaten får större kontroll över processen, men också ett större ansvar att säkerställa att referenspersonerna är relevanta och tillgängliga.
Samtidigt skapar detta en ökad känsla av transparens och delaktighet. Det bidrar till en mer positiv kandidatupplevelse – något som är särskilt viktigt i konkurrensutsatta branscher där arbetsgivarvarumärket spelar en stor roll.
4. Ger bättre underlag för beslut
En av de vanligaste invändningarna mot referenstagning är att den är svår att använda som beslutsunderlag. Många rekryterare har upplevt referenser som är vaga, undvikande eller alltför positiva för att ge något verkligt värde.
Digitala referenstagningar bygger ofta på strukturerade frågor med möjlighet till både skriftliga kommentarer och betygsskalor. Det gör det lättare att jämföra kandidater och se mönster mellan olika referenspersoners uppfattningar. Många verktyg genererar dessutom sammanställningar av samtliga referensers svar, vilket gör att rekryteraren snabbt kan bilda sig en tydlig uppfattning om kandidatens styrkor och utvecklingsområden.
Dessutom sparas svaren digitalt, vilket gör det lättare att gå tillbaka vid behov – till exempel vid en eventuell framtida konflikt, utvärdering eller kontroll.
5. Säkerhet och integritet hanteras professionellt
En vanlig farhåga är att digital referenstagning skulle innebära en risk för integriteten, både för kandidaten och referenspersonen. Men faktum är att moderna referenstagningsverktyg ofta är mer GDPR-säkra än traditionella metoder.
De flesta seriösa digitala plattformar har tydliga processer för hur data hanteras, lagras och raderas. Referenspersonen godkänner aktivt att deras uppgifter används, och kandidaten ger sitt medgivande till att referenser tas in. Det finns också tydliga loggar och dokumentation över vem som gjort vad och när, vilket skapar trygghet både för kandidater, referenser och rekryterare.
Jämfört med att skicka e-post med personuppgifter fram och tillbaka, eller att anteckna känslig information i ett block eller ett delat dokument, är digitala lösningar ofta ett betydligt säkrare alternativ.
Slutsats: Digital referenstagning är här för att stanna
Digital referenstagning är inte bara ett sätt att spara tid – det är ett verktyg för att höja kvaliteten, rättvisan och transparensen i hela rekryteringsprocessen. Genom att kombinera struktur, teknik och användarvänlighet kan man få ut betydligt mer av referenserna än vid traditionell telefonkontakt.
Särskilt i branscher med högt tempo, många anställningar och varierande bakgrund hos kandidaterna – som exempelvis vård, omsorg, service och bygg – kan digital referenstagning göra enorm skillnad i både kvalitet och effektivitet.
Så nästa gång du står inför att ta referenser: fundera på om det är dags att ta steget till digitalt. Du kanske blir förvånad över hur mycket mer du får veta – både om kandidaten och om din egen process.
