Att ta referenser är en av de viktigaste delarna av en rekryteringsprocess. Det ger arbetsgivare en unik möjlighet att få insikt i kandidatens tidigare prestationer, arbetsstil och personliga egenskaper. Men vilka frågor ska man egentligen ställa till en referens för att få den mest relevanta och viktiga informationen? I denna artikel undersöker vi hur du effektivt kan utforma referensfrågor och dra maximal nytta av digitala verktyg som Refy.
Varför är referenstagning så viktig?
Referenstagning fungerar som ett kompletterande steg i rekryteringsprocessen. Genom att prata med en tidigare chef, kollega eller kund kan arbetsgivaren få en djupare förståelse för kandidatens styrkor, svagheter och arbetsmoral. Det kan vara avgörande för att bedöma om en person är rätt för en viss roll och för att minska risken för felrekryteringar.
Digital referenstagning med Refy
Refy erbjuder en modern och digital lösning för referenstagning. Istället för tidskrävande telefonsamtal kan arbetsgivare använda Refys plattform för att snabbt och smidigt samla in referenser via färdiga eller anpassade frågemallar. Med Refys gedigna frågebatteri kan du dessutom skapa unika mallar som är skräddarsydda för specifika roller.
Vad bör man fråga en referens?
Att veta vilka frågor man ska ställa är nyckeln till en lyckad referenstagning. Frågorna bör vara anpassade till den aktuella rollen och syfta till att få fram relevant information om kandidatens tidigare prestationer och framtida potential. Nedan presenterar vi några vanliga områden och exempel på frågor:
1. Bekräfta kandidatens arbetsrelation
Börja med att verifiera grundläggande information om kandidaten.
- Vilken roll hade kandidaten på er arbetsplats?
- Hur länge arbetade ni tillsammans?
- Vad var din relation till kandidaten (chef, kollega, kund etc.)?
2. Utvärdera arbetsförmåga och prestation
Få insikt i hur kandidaten presterade i sin tidigare roll.
- Vilka var kandidatens huvudsakliga arbetsuppgifter?
- Hur skulle du beskriva kandidatens prestationer?
- Fanns det några specifika projekt eller uppgifter där kandidaten utmärkte sig?
3. Identifiera styrkor och utvecklingsområden
Utforska kandidatens styrkor och områden där det finns utvecklingspotential.
- Vilka är kandidatens starkaste egenskaper?
- Finns det områden där kandidaten kan utvecklas?
- Hur hanterade kandidaten feedback och konstruktiv kritik från medarbetare och chefer?
4. Samarbetsförmåga och kommunikation
Förstå hur kandidaten interagerade med kollegor och kunder.
- Hur fungerade kandidaten i teamarbete och vilken roll skulle du säga att kandidaten tar i ett team?
- Hur bedömer du kandidatens kommunikationsförmåga?
- Kan du beskriva en situation där kandidaten visade ledarskap eller problemlösning?
- Hur bedömer du kandidatens förmåga att fatta egna beslut?
5. Anpassningsförmåga och flexibilitet
Undersök hur kandidaten hanterade förändringar och utmaningar.
- Hur reagerade kandidaten på förändringar i arbetet och i arbetsmiljön?
- Hur hanterade kandidaten stressiga eller pressade situationer?
6. Rekommendation
Sammanfatta referensens uppfattning om kandidaten.
- Skulle du rekommendera kandidaten för den aktuella tjänsten?
- Finns det något ytterligare du vill tillägga som kan vara relevant för oss att veta?
- Om du fick möjlighet, skulle du anställa kandidaten igen?
Anpassa frågorna efter rollen
Alla roller kräver olika kompetenser och egenskaper, vilket innebär att frågorna bör anpassas därefter. Med Refys plattform kan du enkelt skapa anpassade frågemallar för att möta specifika behov. Exempelvis kan du inkludera frågor om teknisk kompetens för en IT-roll eller kundfokus för en säljroll.
Tips för en framgångsrik referenstagning
- Planera i förväg: Förbered en lista med frågor innan du kontaktar referensen. Använd Refys färdiga mallar eller skapa egna.
- Var objektiv: Fokusera på fakta och undvik ledande frågor som kan påverka referensens svar. Detta är vanligt förekommande vid traditionell referenstagning som sker via telefon.
- Ställ följdfrågor: Om referensen ger ett vagt svar, be om konkreta exempel eller förklaringar.
- Respektera tidsramar: Håll referenssamtalen korta och fokuserade, eller använd digital referenstagning för att underlätta processen.
- Säkerställ sekretess: Informera referensen om att informationen kommer att behandlas konfidentiellt.
Refys fördelar inom digital referenstagning
Med Refy får du inte bara tillgång till ett stort urval av frågor, utan du kan även skapa en struktur som passar din organisation. Fördelarna inkluderar:
- Tidsbesparing: Effektivisera processen genom att samla in referenser digitalt.
- Flexibilitet: Anpassa frågorna efter roll och bransch.
- Objektivitet: Standardiserade frågor minskar risken för subjektiva bedömningar och könsbias.
- Säkerhet: Data hanteras på ett säkert och GDPR-kompatibelt sätt.
Slutsats
Att veta vad man ska fråga en referens är avgörande för att få en heltäckande bild av kandidaten. Med Refys digitala verktyg kan du enkelt skapa och hantera frågor som är anpassade för din rekryteringsprocess. Genom att kombinera teknik och expertis kan du spara tid, minska felrekryteringar och göra bättre beslut.
