Referenssamtal har länge varit en central del av rekryteringsprocessen. Det är en metod där arbetsgivare kontaktar tidigare chefer, kollegor eller andra personer som har arbetat nära kandidaten för att få en bild av deras kompetens, personlighet och arbetsmoral. Även om detta är en traditionell och beprövad metod, finns det både styrkor och risker förknippade med referenssamtal, särskilt i dagens snabbt föränderliga arbetsmarknad.
Vad är ett referenssamtal?
Ett referenssamtal är en strukturerad konversation mellan en arbetsgivare eller rekryterare och en referensperson som har insikter om en kandidats arbetslivserfarenheter och egenskaper. Målet är att verifiera den information som kandidaten har angett i sitt CV och under intervjuer, samt att få en djupare förståelse för hur kandidaten fungerar i arbetsmiljöer.
Traditionellt har referenssamtal varit en telefonbaserad process, där rekryteraren ställer frågor om kandidatens tidigare prestationer, samarbeten, styrkor och utvecklingsområden. Även om samtalen kan ge värdefulla insikter, är processen tidskrävande och kan vara utmanande att standardisera.
Styrkor med referenssamtal
Referenssamtal är en metod som erbjuder flera fördelar, särskilt för att säkerställa att rätt kandidat väljs för en position. Här är några av de viktigaste styrkorna:
Bekräftelse av information: Referenssamtal hjälper arbetsgivare att verifiera den information som kandidaten har uppgett om sina tidigare erfarenheter, prestationer och ansvarsområden.
Insikter om arbetsstil: En referens kan ge värdefulla detaljer om kandidatens arbetsstil, exempelvis hur de hanterar stress, arbetar i team eller tar ansvar i utmanande situationer.
Förebyggande av felrekryteringar: Att få en bild av kandidatens tidigare arbetsinsatser kan minska risken för att göra en dyr och tidskrävande felrekrytering.
Bedömning av mjuka färdigheter: Referenser kan ge en djupare inblick i kandidatens sociala kompetenser, ledarskapsförmåga och kommunikationsstil, vilket ofta är svårt att bedöma enbart genom intervjuer.
Risker och utmaningar med referenssamtal
Trots fördelarna finns det också flera risker och utmaningar med referenssamtal som arbetsgivare bör vara medvetna om:
Subjektivitet hos referenspersonen: Informationen som delas under referenssamtal är ofta subjektiv och kan vara färgad av referenspersonens egna åsikter eller relation till kandidaten. Detta kan leda till en snedvriden bild av kandidaten.
Risk för partiskhet: En referens kan vara överdrivet positiv eller negativ baserat på personliga erfarenheter snarare än objektiva fakta. Detta gör det svårt för arbetsgivaren att bedöma kandidatens verkliga kapacitet.
Brist på standardisering: Traditionella referenssamtal saknar ofta en strukturerad metodik, vilket kan leda till inkonsekventa bedömningar mellan olika kandidater.
Tidskrävande process: Att ta referenser och genomföra samtal kan vara tidsödande, särskilt om flera kandidater är inblandade i rekryteringsprocessen.
Risk för felaktig information: I vissa fall kan referenspersoner vara ovilliga att ge ärliga svar, antingen för att undvika konflikter eller av lojalitet till kandidaten. Detta kan leda till att arbetsgivaren fattar beslut baserat på felaktiga uppgifter.
Juridiska risker: I vissa länder och organisationer kan referenser vara restriktiva i vad de delar för att undvika juridiska konsekvenser. Detta kan resultera i att arbetsgivare får väldigt begränsad information.
Hur kan riskerna hanteras?
För att maximera nyttan av referenssamtal och minimera riskerna kan arbetsgivare och rekryterare vidta flera åtgärder:
1. Använd strukturerade frågor
En tydlig frågemall med standardiserade frågor säkerställer att alla kandidater bedöms på samma sätt. Det gör processen mer rättvis och transparent.
2. Val av referenspersoner
Be kandidaten att inkludera referenspersoner som har arbetat nära dem i relevanta roller. Det ökar sannolikheten att få användbar information.
3. Kombinera med andra metoder
Referenssamtal bör inte vara den enda metoden för att bedöma kandidater. Kombinationen av intervjuer, tester och arbetsprov ger en mer komplett bild.
4. Digital referenstagning
Genom digitala lösningar kan referenstagning effektiviseras och standardiseras. Plattformar som Refy erbjuder digitala verktyg för att samla in strukturerad och pålitlig information från referenser. Detta sparar tid och säkerställer att bedömningarna blir rättvisa och jämförbara.
Digitala alternativ till traditionella referenssamtal
Med den ökande digitaliseringen av rekryteringsprocessen har nya lösningar utvecklats för att förbättra referenstagningen. Digitala plattformar gör det möjligt att skicka strukturerade frågeformulär till referenser, vilket minskar risken för subjektivitet och inkonsekvens.
Digital referenstagning erbjuder flera fördelar:
- Effektivitet: Processen blir snabbare och enklare.
- Standardisering: Alla kandidater bedöms utifrån samma kriterier.
- Bättre dokumentation: Information från referenser lagras på ett organiserat sätt för enkel granskning.
- Minskad partiskhet: Standardiserade formulär minimerar risken för subjektiva bedömningar.
Sammanfattning
Referenssamtal är ett värdefullt verktyg för att verifiera kandidaternas kompetens och arbetslivserfarenheter. Det är dock viktigt att vara medveten om de risker och utmaningar som metoden medför. Genom att använda strukturerade frågeformulär, noggrant välja referenspersoner och komplettera referenssamtal med andra metoder kan arbetsgivare få en mer rättvis och pålitlig bedömning.
Med digitala verktyg som erbjuds av plattformar som Refy kan referenstagningen lyftas till nästa nivå, vilket gör processen mer effektiv och rättvis för både kandidater och arbetsgivare. I en värld där tid och noggrannhet är avgörande är digital referenstagning framtidens lösning på de utmaningar som traditionella referenssamtal står inför.
