Att kontakta referenser är en avgörande del av rekryteringsprocessen. Det är ett sätt att validera information om en kandidat och förstå mer om deras tidigare prestationer och arbetsstil. Men när är egentligen rätt tidpunkt att ta detta steg? I den här artikeln ska vi titta närmare på detta viktiga ämne och ge dig insikter som kan hjälpa dig att optimera din rekryteringsprocess.
Betydelsen av referenstagning
Referenser ger arbetsgivare möjlighet att få en objektiv bild av en kandidats erfarenheter och prestationer. Genom att prata med tidigare arbetsgivare, kollegor eller andra relevanta personer kan du få information som inte nödvändigtvis framkommer i ett CV eller under en intervju.
En väl genomförd referenstagning kan:
- Bekräfta att kandidaten har de färdigheter och erfarenheter som krävs för rollen.
- Identifiera styrkor och utvecklingsområden hos kandidaten.
- Hjälpa dig att förstå hur kandidaten passar in i organisationens kultur.
Därför är det avgörande att veta när och hur man ska kontakta referenser för att få ut maximalt värde av processen.
När är rätt tid att kontakta referenser?
Tidspunkten för referenstagning kan variera beroende på organisationens policy, bransch och specifika rekryteringsstrategi. Här är några vanliga tillvägagångssätt:
1. Efter sista intervjun
De flesta arbetsgivare väljer att kontakta referenser efter att de har genomfört alla intervjuer och har en tydlig bild av vem de vill erbjuda rollen till. Denna metod sparar tid och resurser eftersom du endast fokuserar på referenser för de mest lovande kandidaterna.
Fördelar:
- Effektivt och tidsbesparande.
- Referenser används som en slutgiltig verifiering.
Nackdelar:
- Om referenser visar sig vara negativa kan du behöva börja om processen med andra kandidater.
2. Under tidiga stadier av processen
Vissa organisationer väljer att kontakta referenser redan under de inledande faserna, ofta när en kandidat har passerat den första screeningprocessen. Detta är vanligt i branscher där det är viktigt att snabbt säkra en kandidat med specifika kvalifikationer.
Fördelar:
- Du kan tidigt identifiera eventuella varningstecken.
- Underlättar jämförelser mellan kandidater.
Nackdelar:
- Kan slösa resurser om flera referenser kontaktas i onödan.
- Kandidater kan känna sig stressade över att referenser kontaktas innan en roll är garanterad.
3. Innan slutgiltigt erbjudande
Ett annat populärt tillvägagångssätt är att kontakta referenser efter att du har beslutat att erbjuda en kandidat rollen men innan ett formellt erbjudande skickas ut. Detta sätter press på kandidaten att endast inkludera relevanta och trovärdiga referenser.
Fördelar:
- Ger dig möjlighet att dra tillbaka erbjudandet om referenserna inte stämmer överens med dina förväntningar.
- Visar att referenser är ett viktigt steg i processen.
Nackdelar:
- Kan fördröja processen om referenssvar tar tid att komma in.
Hur kontaktar man referenser på bästa sätt?
Oavsett när du väljer att kontakta referenser är det viktigt att göra det på ett professionellt och strukturerat sätt. Här är några tips:
Få godkännande från kandidaten: Innan du kontaktar referenser, säkerställ att du har kandidatens samtycke. Informera om hur referenserna kommer att användas.
Var tydlig med syftet: Informera referensen om vilken roll kandidaten söker och vilka specifika områden du vill diskutera.
Ställ relevanta frågor: Skräddarsy dina frågor för att få insikter om kandidatens arbetsstil, prestationer och hur de hanterar utmaningar.
Använd ett modernt system: Digitala verktyg som Refy underlättar processen genom att göra det enkelt att samla in och organisera referenssvar.
Vanliga misstag att undvika
- Att vänta för länge: Om du väntar tills sista minuten med att kontakta referenser riskerar du att få förseningar i processen.
- Att inte vara förberedd: Om du inte har tydliga frågor eller en plan riskerar du att missa viktig information.
- Att ignorera negativa referenser: Om en referens ger kritik eller uttrycker tveksamhet är det viktigt att undersöka detta vidare.
Avslutande tankar
Att veta när och hur man ska kontakta referenser är avgörande för att skapa en effektiv och tillförlitlig rekryteringsprocess. Genom att planera din strategi och använda moderna verktyg för digital referenstagning kan du spara tid, minimera risker och få en bättre förståelse för kandidaten.
Hos Refy strävar vi efter att göra både kandidatupplevelsen och arbetet för rekryterare enklare och smidigare. Med vårt moderna och tillförlitliga system för digital referenstagning kan du säkerställa en effektiv och professionell referenstagning från start till mål.
