Digital referenstagning har revolutionerat hur företag samlar in information om kandidater under rekryteringsprocessen. Genom att använda automatiserade verktyg och plattformar kan företag effektivisera hela processen, minska kostnaderna och få mer strukturerade och pålitliga svar. Den här guiden tar upp de viktigaste fördelarna med digital referenstagning och varför det kan vara ett smart val för företag som vill spara tid och resurser.
Tidsbesparing och effektivisering
En av de främsta fördelarna med digital referenstagning är den enorma tidsbesparingen. Traditionellt sett innebär referenstagning att rekryterare behöver ringa eller maila flera personer, vilket kan ta dagar eller till och med veckor. Med digitala system går processen mycket snabbare och smidigare.
Hur sparar digital referenstagning tid?
Med tiden som sparas kan företag och rekryterare lägga fokus på sina kärnuppgifter, istället för att fastna i en utdragen referenstagning. Nedan är tre områden som digital referenstagning effektiviserar för företag och rekryterare.
Automatiserade utskick
Digitala verktyg skickar automatiskt ut förfrågningar och påminnelser till referenserna utan att rekryteraren behöver lägga extra tid på det.
Snabbare återkoppling
Referenser kan svara när det passar dem, vilket ofta leder till snabbare svar än vid traditionell referenstagning.
Ingen manuell uppföljning
Systemen skickar automatiska påminnelser om referenserna inte svarar inom en viss tid, vilket eliminerar behovet av att jaga svar.
Kostnadsbesparing
Att jaga referenser manuellt tar inte bara tid utan kan också bli kostsamt. Genom att implementera digital referenstagning kan företag spara både pengar och resurser, som annars skulle ha gått åt till administrativt arbete. Här är några exempel på hur digitala verktyg kan minska kostnaderna.
Hur sparar digital referenstagning pengar?
Automatiserade system innebär att färre timmar behöver läggas på att följa upp referenser, vilket i sin tur minskar personalens arbetsbelastning. Med snabbare återkoppling från referenser kan företag fatta anställningsbeslut tidigare, vilket minskar den tid som en ledig tjänst förblir obemannad. Digital referenstagning ger mer strukturerade och pålitliga svar, vilket minskar risken för dyra felrekryteringar. Felrekryteringar kan bli en stor kostnad i form av nyrekrytering, onboarding och träning av nya anställda.
Genom att minska den tid som går åt till referenstagning, kan företag fokusera mer på sina ordinarie arbetsuppgifter och öka produktiviteten.
Strukturerade och jämförbara svar
Digital referenstagning möjliggör standardiserade formulär och frågebatterier som säkerställer att alla kandidater bedöms på samma sätt. Detta är särskilt viktigt för att skapa en rättvis och objektiv process, och för att kunna jämföra kandidater på ett effektivt sätt.
Fördelar med strukturerade svar:
- Likvärdig bedömning: Alla referenser får samma frågor, vilket gör att rekryteraren lättare kan jämföra olika kandidater.
- Objektivitet: Standardiserade frågor minskar risken för att personliga preferenser eller subjektiva bedömningar påverkar resultatet.
- Mer valid information: Forskning visar att standardiserade referensfrågor ger mer valid och användbar information, jämfört med ostrukturerade telefonsamtal.
Genom att samla in strukturerade svar blir det lättare att fatta objektiva och rättvisa beslut, vilket förbättrar kvaliteten på rekryteringsprocessen.
Högre svarsfrekvens
Eftersom referenser får större flexibilitet att svara när det passar dem, leder digital referenstagning ofta till högre svarsfrekvens. Istället för att vara beroende av att planera samtal eller svara på arbetsgivarens villkor, kan referenser fylla i formulär på tider som är bekväma för dem.
Referenser kan svara när de har tid, vilket ökar sannolikheten för att de svarar snabbt. Genom att få in svar snabbare kan företag fatta beslut tidigare i rekryteringsprocessen. En högre svarsfrekvens minskar behovet av att skicka påminnelser eller jaga referenser. Genom att förbättra svarsfrekvensen kan företag slutföra rekryteringar snabbare och med mer pålitlig information.
Bättre datainsamling och analys
Med digital referenstagning får rekryteraren tillgång till strukturerad data som kan användas för att göra analyser och jämförelser. Det blir möjligt att skapa rapporter, identifiera mönster och följa upp rekryteringar på ett mer datadrivet sätt.
Många digitala verktyg erbjuder möjligheten att skapa detaljerade rapporter som ger insikter om kandidaternas styrkor och svagheter. Genom att samla in och analysera referensdata kan företag förbättra sina framtida rekryteringsstrategier och hitta framgångsrika mönster. Med digital referenstagning får företaget en tydlig överblick över varje kandidats prestationer och kan använda datan för att optimera sin rekrytering.
Ökad transparens och dokumentation
Alla steg i en digital referenstagning dokumenteras noggrant, vilket ger högre transparens och spårbarhet. Det blir enkelt att gå tillbaka och granska processen, vilket ger ett skydd om frågor eller problem skulle uppstå i efterhand.
Samtliga steg i referenstagningen loggas, vilket gör det möjligt att kontrollera vad som har hänt och när. Företag kan vara säkra på att processen följer arbetsrättsliga riktlinjer, vilket minskar risken för juridiska tvister.All information om referenser och kandidater lagras på ett säkert sätt, vilket minimerar risken för informationsläckor.
