Referenstagning är en viktig del av rekryteringsprocessen, men det är ofta en del som inte får tillräcklig uppmärksamhet eller genomförs utan en tydlig strategi. Att ställa rätt frågor under referenstagningen kan ge ovärderlig information om en kandidat och säkerställa att du gör ett välgrundat val. I denna guide går vi igenom de bästa frågorna att ställa vid referenstagning, hur du optimerar processen och vad du bör tänka på för att få den mest relevanta informationen.
Varför är referenstagning viktigt?
Referenstagning hjälper inte bara till att bekräfta information om kandidatens erfarenhet, utan ger också insikter om kandidatens arbetsbeteende och personlighet. Här är några av de viktigaste anledningarna till varför referenstagning är en central del i en lyckad rekrytering:
- Bekräfta uppgifter: Du kan verifiera uppgifter om kandidatens tidigare anställningar och utbildningar.
- Komplettera intervjun: Eventuella oklarheter eller frågetecken från intervjun kan räta ut genom att höra från en tidigare chef eller kollega.
- Få insikter om arbetsbeteende: Få en objektiv bild av kandidatens arbetsstil och förmåga att samarbeta med andra.
- Förberedelse inför onboarding: Referenstagning kan ge värdefull information om hur kandidaten bäst onboardas och stöttas på den nya arbetsplatsen.
Grundläggande frågor för att verifiera kandidatens bakgrund
Att verifiera kandidatens bakgrund är ofta det första steget i referenstagningen. Detta säkerställer att informationen du fått under intervjuer och CV-studier stämmer. Här är några av de viktigaste frågorna att ställa:
| Fråga | Syfte |
|---|---|
| Vilken yrkesmässig relation har du till kandidaten? | Förstå relationen mellan referensen och kandidaten, t.ex. chef, kollega eller kund. |
| När arbetade ni tillsammans och hur länge? | Bekräfta anställningsperioden och samarbetets varaktighet. |
| Vilka ansvarsområden hade kandidaten under den tiden? | Få en konkret bild av kandidatens uppgifter och ansvar. |
Genom att ställa dessa grundläggande frågor får du en tydlig bild av kandidatens roll och prestation på den tidigare arbetsplatsen.
Frågor om kandidatens arbetsbeteende och personlighet
Arbetsbeteende och personlighet är ofta avgörande för om en kandidat passar in i en specifik arbetsmiljö. Därför är det viktigt att inkludera frågor som hjälper dig att få en bättre förståelse för hur kandidaten presterar under press och hur denne samverkar med andra.
Enligt forskningen är det effektivt att ställa arbetsrelaterade beteendefrågor som referensen kan bedöma genom skalor. Här är några exempel:
- Hur väl skulle du säga att kandidaten klarar av att arbeta under tidspress?
- I vilken grad skulle du säga att kandidaten tar initiativ och driver sina egna projekt?
- Hur samarbetar kandidaten med kollegor och andra medlemmar i teamet?
Dessa typer av frågor ger dig en djupare förståelse för hur kandidaten fungerar i arbetsmiljöer liknande den du erbjuder.
Exempel på skalfrågor för arbetsbeteende:
| Påstående | Skala: 1-5 |
|---|---|
| Kandidaten utför arbetsuppgifter med tempo & noggrannhet | 1 – 5 |
| Kandidaten levererar inom utsatta tidsramar | 1 – 5 |
| Kandidatens arbetsresultat uppfyller en hög kvalitetsnivå | 1 – 5 |
| Kandidaten hanterar konflikter på ett konstruktivt sätt | 1 – 5 |
Att använda skalfrågor hjälper dig att få mer objektiva svar från referenser och kan vara särskilt användbart om du jämför flera kandidater.
Frågor för att upptäcka kontraproduktivt beteende
En referenstagning kan också avslöja potentiellt problematiska beteenden som kandidaten själv kanske inte nämnt. Genom att ställa frågor om kontraproduktivt arbetsbeteende kan du få en indikation på om kandidaten har visat beteenden som kan vara skadliga för organisationen.
Några relevanta frågor inom detta område kan vara:
- Har kandidaten någon gång brutit mot företagets policys eller regler?
- Har kandidaten visat sig vara opålitlig eller misskött sitt arbete på något sätt?
- Har kandidaten någonsin vägrat att samarbeta eller följt instruktioner?
Det är viktigt att hålla dessa frågor objektiva och fokusera på specifika exempel snarare än allmänna omdömen, för att minimera subjektivitet i referensens svar.
Frågor om prestation och potential
En annan viktig aspekt är att ta reda på kandidatens arbetskapacitet och hur denne presterar i relation till sina kollegor. Detta kan hjälpa dig att förstå kandidatens potential och om denne kan möta förväntningarna i den nya rollen.
Här är några exempel på frågor som kan ställas:
- Hur står sig kandidatens prestation jämfört med andra anställda i liknande roller?
- Kan du ge exempel på specifika prestationer där kandidaten överträffade förväntningarna?
- Vilka områden ser du som kandidatens styrkor respektive svagheter?
Genom att få en uppfattning om kandidatens prestation i tidigare roller kan du göra en mer informerad bedömning om hur denne kommer att klara av det nya jobbet.
Frågor kopplat till onboarding och framtida utveckling
Referenstagning kan också användas som ett verktyg för att förbereda sig för onboardingprocessen och hur kandidaten bäst kan stöttas i sin nya roll. Det är viktigt att tänka på att denna information inte bör påverka själva anställningsbeslutet, utan snarare användas när kandidaten väl har anställts.
Frågor du kan ställa här är:
- Vad skulle du rekommendera den nya chefen att fokusera på under kandidatens första månader i rollen?
- Finns det specifika utvecklingsområden som kandidaten kan behöva extra stöd inom?
- Hur tror du att kandidaten skulle kunna utvecklas i sin nya roll?
Dessa frågor ger dig värdefulla insikter om hur kandidaten kan integreras i organisationen och om det finns några särskilda områden där denne kan behöva extra stöd.
Tips för en effektiv referenstagning
För att optimera referenstagningen finns det några generella tips att tänka på:
Använd skalfrågor när det är möjligt
Skalfrågor hjälper till att minska subjektiviteten och könsbias i svaren. Genom att använda objektiva skalor kan du lättare jämföra svar mellan olika referenser.
Ha en strukturerad referenstagning
Precis som i intervjuprocessen är det viktigt att ha en strukturerad referenstagning för att samla jämförbar information om kandidaterna.
Samla flera referenser
Fler referenser ger en bredare bild och ökar träffsäkerheten i din bedömning.
Att genomföra en välplanerad referenstagning kan vara avgörande för att göra rätt rekryteringsbeslut och samtidigt ge viktiga insikter inför onboarding och framtida utveckling. Med rätt frågor och en strukturerad process kan du maximera värdet av varje referens du talar med.
